Guía de inicio en Tablas Dinámicas de Excel

En esta guía de inicio en Tablas Dinámicas de Excel encontrarás los pasos detallados para empezar a crear una tabla dinámica hasta crear gráficos desde la misma tabla.

Clic aquí para descargar la guía

También puedes ver el vídeo tutorial

Formato personalizado de fechas

Los formatos de fechas en Excel se pueden personalizar por medio de la configuración regional de la categoría fecha del Formato de celdas o escogiendo la categoría Personalizada.

En esta guía te explico cómo puedes personalizar los formatos de fecha.

Descarga la guía aquí

Agrupaciones dentro de Tablas Dinámicas

Las agrupaciones de los campos se pueden realizar para datos de valores numéricos (o fechas) y para campos de valores categóricos.

Cuando realizamos una agrupación dentro de los datos de una Tabla Dinámica, se creará otro campo dentro de la lista de campos que ya teníamos disponible. Y por se un campo más tendrá características como filtrar o crear segmentaciones de datos.

Mira en este vídeo un ejemplo de agrupación de datos de una Tabla Dinámica. También te puedes descargar el archivo para que practiques.

ESQUEMA DE SUBTOTALES

¿Qué es un esquema de subtotal en Excel?

Un esquema de subtotal en Excel calcula los subtotales en una lista de columna esquematizada para que se muestren y oculten las filas de detalle en cada subtotal.

Esto es un esquema de subtotal en excel

También es posible insertar niveles anidados de subtotales.

Esto es un esquema con un nivel anidado de subtotal en excel

¿Cómo crear un esquema de subtotal?

1. Ordena los datos por el campo por el cual se dará el cambio.
2. Dirígete a la pestaña Datos y desde el grupo Esquemas selecciona Subtotal.
3. En el área Para cada cambio en selecciona el campo por el cual ordenaste los datos.
4. En el área Usar función escoge la función deseada.
5. En el área agregar subtotal a marca el campo del que quieres obtener el subtotal.

Ejemplo: supongamos que deseas obtener el esquema de subtotal para que se muestre los promedios de sueldo por cada departamento.

Esto sería lo que se tiene que completar en el cuadro de diálogo de subtotal

Mira el vídeo tutorial donde explico cómo crear un esquema de subtotal con un nivel anidado.

Descarga AQUÍ el archivo para practicar.

GRÁFICO DE ANILLOS

Los gráficos de Anillo pertenecen al grupo de los gráficos circulares y se pueden utilizar para representar porcentajes de progreso de ciertas series de datos.

En este ejemplo voy a aplicar un gráfico de anillos para representar el porcentaje de cumplimiento de los miembros de un equipo.

Colocamos como celda activa alguna celda que esté vacía (sin datos) y desde la pestaña Insertar seleccionamos gráfico de Anillo.

Con la sección de gráfico seleccionada se activan las pestañas Diseño de gráfico y Formato que son las herramientas del gráfico. Damos clic en Seleccionar datos desde la pestaña Diseño de gráfico.

Damos clic en Agregar y en el nuevo cuadro de diálogos que se abre lo dejamos como está y damos clic en Aceptar.

Con esto se ha agregado serie de datos al gráfico.

Le quitamos los elementos que se seleccionan por defecto.

Damos clic derecho en el gráfico y escogemos la opción Seleccionar datos

Nuevamente damos clic en Agregar para colocar la serie de datos del primer miembro del equipo.

En el campo Valores de los datos seleccionamos las celdas de los porcentajes de cumplimiento del primer miembro del equipo.

Y en el campo Nombre de la serie seleccionamos la celda que tiene el nombre del primer miembro del equipo.

Ahora se ha agregado la serie Teresa al gráfico, damos clic en Aceptar

Damos clic derecho en los anillos y seleccionamos Cambiar tipo de gráfico de serie, luego marcamos como Eje secundario a la serie de datos de Teresa.

Ahora damos clic derecho en el anillo y seleccionamos Dar formato a la serie de datos

Nos aseguramos de que en Opciones de serie esté seleccionada la Serie 1 y le colocamos un color de rellenos sólido y un porcentaje de transparencia.

Ahora desde Opciones de serie seleccionamos la serie "Teresa"

En el gráfico hay que seleccionar el segmento del porcentaje faltante y colocamos sin relleno

Luego al segmento del porcentaje de cumplimiento le aplicamos un color de relleno sólido

Para agregar las etiquetas con los porcentajes de cumplimiento vamos a utilizar un cuadro de texto, desde la pestaña Insertar seleccionamos Cuadro de texto.

Manteniendo seleccionada la etiqueta nos dirigimos a la barra de fórmulas y desde ahí escribimos el signo = seguido de la celda a la que queremos que haga referencia, en este caso al cumplimiento de Teresa.

Para la etiqueta siguiente realizamos el mismo procedimiento, pero esta vez debemos colocar la celda que tiene el nombre del miembro del equipo.

Le quitamos el relleno y el borde al área del gráfico desde la pestaña Formato

Y finalmente nos queda un gráfico de Anillo del primer miembro del equipo.

Para los demás podemos realizar los mismos pasos, pero con los datos de los demás miembros del equipo, o podemos copiar el gráfico y luego ir modificando los valores correspondientes.

Mira un vídeo tutorial de cómo aplicar gráficos de anillos, en este ejemplo son segmentados:

También puedes descargar el archivo de Excel para que practiques lo que viste en el tutorial. Ya tiene el primer gráfico, trata de crear los otros 2

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La función lógica SI

La función lógica SI, comprueba si se cumple una condición en la prueba lógica y devuelve un valor si se evalúa la condición como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Esta función tiene 3 argumentos: 

• prueba_lógica
• valor_si_verdadero
• valor_si_falso

La prueba_lógica, es donde se coloca la condición que será evaluada, debe ser una expresión lógica.

El valor_si_verdadero, es el valor que se va a devolver si se evalúa a la condición como VERDADERO.

El valor_si_falso, es el valor que se va a devolver si se evalúa a la condición como FALSO.

Aplica la función lógica SI con el ejemplo de la imagen:

MIRA AQUÍ EL VIDEOTUTORIAL

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INSERTAR MINIGRÁFICOS

Un minigráfico en Excel es un gráfico pequeño que se coloca dentro de celdas individuales, cada una de ellas representa un grupo o fila de datos seleccionados.

Para insertar un minigráfico debemos seleccionar la celda en donde se insertará, luego desde la pestaña insertar seleccionamos el tipo de minigráfico deseado, hay 3 tipos: Líneas, Columnas, Pérdidas y ganancias.

En el cuadro de diálogo que se abre, en la opción Rango de datos debemos seleccionar la fila o grupo de datos que formarán parte del grupo de minigráfico. La opción Ubicación es la celda donde se insertará.

Luego de haberlo insertado en una celda podemos arrastrar a las demás para que se copie el minigráfico.

Debemos tener en cuenta que cualquier edición al minigráfico la podemos realizar desde la pestaña Minigráfico, por ejemplo: resaltar los puntos más altos.

Para eliminar un minigráfico es necesario dirigirnos a la opción borrar. Se puede eliminar el minigráfico de una celda como todo un grupo de minigráficos.

Puedes descargar el archivo LIBRO PARA APLICAR MINIGRÁFICOS desde AQUÍ para que realices lo que he explicado en esta publicación.

ALGUNAS FUNCIONES DE TEXTO

Algunas de las funciones de texto que son bastante utilizadas y que explicaré en esta publicación son:

• NOMPROPIO
• MAYUSC
• CONCAT
• DERECHA
• IZQUIERDA

NOMPROPIO convierte la primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás en minúsculas, esta función tiene 1 solo argumento: texto (es una cadena de texto escrita entre comillas o una referencia de celda que contenga un texto)

=NOMPROPIO(texto)

MAYUSC convierte una cadena de texto en mayúsculas, esta función tiene 1 solo argumento: texto (es una cadena de texto escrita entre comillas o una referencia de celda que contenga un texto)

=MAYUSC(texto)

CONCAT une un rango de cadenas de texto, esta función puede tener muchos argumentos, pero todos son tipo texto: texto1, texto2, ...

=CONCAT(texto1;...)

DERECHA devuelve un número especificado de caracteres del final de una cadena de texto, esta función tiene 2 argumentos: texto, núm_de_caracteres.

=DERECHA(texto; núm_de_caracteres)

IZQUIERDA devuelve un número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto, esta función tiene 2 argumentos: texto, núm_de_caracteres.

=IZQUIERDA(texto; núm_de_caracteres)

Es posible encapsular o anidar las funciones para optimizar el uso de ellas.

Veamos estas funciones aplicadas en un ejemplo:

Estas son las funciones aplicadas

Este es el resultado

Si deseas puedes descargar el archivo para que veas las funciones de texto aplicadas: DESCARGA EL ARCHIVO DE EXCEL AQUÍ